Aktenvernichtung

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sichere Aktenvernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDGS) laut §5

Aufbewahrungsfristen




1. Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungsund Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren. Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (§ 147 i. V. m. §§ 140 ff. AO - Abgabenordnung) haben insbesondere alle diejenigen Unterlagen aufzubewahren, die nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind. Mit "anderen Gesetzen" ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben. Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt seit 1. Januar 2007 bei 500.000 Euro (vorher 350.000 Euro), die Gewinngrenze ab 1. Januar 2008 bei 50.000 Euro (vorher 30.000 Euro). Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht einschließlich der Aufbewahrungspflicht bezieht sich hierbei (auch bei mehreren Mitunternehmern) auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen. Grundsätzlich sind zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet:
  • bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
  • bei (atypisch) stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäftes
  • bei der BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG die Gesellschafter
  • bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
  • bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände
  • bei der GmbH der/die Geschäftsführer

2. Was ist aufzubewahren?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte Aufzählung finden Sie am Ende dieses IHK-Merkblattes. Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o. ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern. Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe. Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen. Speziell geregelt ist in § 14 b UStG (Umsatzsteuergesetz) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist. Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen, wie Kalender, Arbeitsund Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

3. Wie lange ist aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages. Folgendes Beispiel verdeutlicht die Fristberechnung: Am 25. Mai 2008 erstellen Sie die Bilanz für das Kalenderjahr 2007. Frage: Wann können Sie die gesamten Unterlagen zur Bilanz vernichten, damit Sie im Archiv wieder mehr Platz haben? Antwort: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2008 und läuft 10 Jahre. Sollte das Finanzamt am 31. Dezember 2018 bei Ihnen unangemeldet anklopfen, müssen Sie die Unterlagen noch vorlegen können. Ab dem 1. Januar 2019 können Sie die Unterlagen vernichten. Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie z. B. einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
  • für eine begonnene Außenprüfung
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen
Hinweis: Diese Info behandelt lediglich die Aufbewahrungspflichten nach Handelsund Steuerrecht. Zur Abwehr / Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall (insbesondere im Hinblick auf Beweiszwecke) eine längere Aufbewahrung angezeigt sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt.

4. In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sind im Original aufzubewahren.
  • Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.
Achtung: Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in einer Form aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich alleine nicht mehr ausreicht (vgl. hierzu auch Punkt 6).

4.1 Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst (Problemfall Thermopapier). Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.

4.2 Bildliche Wiedergabe

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z. B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.

4.3 Inhaltliche Wiedergabe

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

4.4 Beweiskraft

Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs notwendig sind. Dafür muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform vorliegen oder - wenn sie als elektronische Abrechnung vorliegt - mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw. Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz versehen sein. Nur diese beiden Varianten erfüllen den Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung. Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren). Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.

5. Wo muss aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB). Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

6. EDV-Zugriff der Finanzverwaltung

Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde bereits seit 1. Januar 2002 das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen.

7. Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen. Werden durch höhere Gewalt, z. B. Hochwasser, Feuer oder sonstige Katastrophen, Unterlagen vernichtet, dürfen Ihnen diese Folgen grundsätzlich nicht angelastet werden. Anlage: Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2008 vernichten Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat. Schriftgüter, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren erfolgt ist, können ab 1. Januar 2008 vernichtet werden, soweit nicht die unter Punkt 3 genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.

Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre) zu vernichten bis Jahr
Abschreibungsunterlagen 10 2006
Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 2011
änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 2006
Akkreditive 10 2006
Aktenvermerke 6 2010
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben 6 2010
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 2006
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 2006
Ausfuhrunterlagen 6 2010
Ausgangsrechnungen 10 2006
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege 10 2006
Bankbelege 10 2006
Bankbürgschaften 6 2010
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) 10 2006
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 2010
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 2006
Betriebskostenabrechnung 6 2010
Betriebsprüfungsberichte 6 2010
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 2006
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) 10 2006
Bilanzen (Jahresabschlüsse) 10 2006
Bilanzunterlagen 10 2006
Buchungsanweisungen 10 2006
Buchungsbelege 10 2006
Carnetunterlagen 6 2010
Codierungslisten 10 2006
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 2010
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) 6 2010
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 2006
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10 2006
Doppelbesteuerungsunterlagen bzgl. Arbeitslohn 6 2010
Doppel von Rechnungen 10 2006
Einfuhrunterlagen 6 2010
Eingangsrechnungen 10 2006
Einnahmen-überschuss-Rechnung 10 2006
Eröffnungsbilanzen 10 2006
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 10 2006
Exportunterlagen 6 2010
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbelege) 6 2010
Finanzberichte 6 2010
Frachtbriefe 6 2010
Gehaltslisten 10 2006
Geschäftsberichte 10 2006
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 6 2010
Geschenknachweise 6 2010
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 2006
Grundbuchauszüge 10 2006
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 2006
Gutschriftanzeigen 10 2006
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 6 2010
Handelsbücher 10 2006
Handelsregisterauszüge 6 2010
Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) 10 2006
Inventar 10 2006
Investitionszulage (Unterlagen) 6 2010
Jahresabschlüsse und Erläuterungen 10 2006
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2006
Kalkulationsunterlagen 6 2010
Kassenberichte 10 2006
Kassenbücher und -blätter 10 2006
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 2006
Kontenregister 10 2006
Kontoauszüge 10 2006
Konzernabschlüsse 10 2006
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) 10 2006
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) 10 2006
Lageberichte 10 2006
Lagerbuchführungen 10 2006
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 2006
Lohnbelege 6 2010
Lohnkonten 6 2010
Lohnlisten 10 2006
Magnetbänder mit Buchfunktion 10 2006
Mahnungen und Mahnbescheide 6 2010
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 2010
Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsbelege) 6 2010
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 2006
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 2010
Preislisten 6 2010
Protokolle (allgemeiner Art) 6 2010
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) 6 2010
Quittungen 10 2006
Rechnungen 10 2006
Reisekostenabrechnungen 10 2006
Sachkonten 10 2006
Saldenbilanzen 10 2006
Schadensunterlagen 6 2010
Schriftwechsel (allgemein) 6 2010
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 2006
Spendenbescheinigungen 10 2006
Steuerunterlagen und Steuererklärungen 10 2006
Telefonkostennachweise (soweit nicht Buchungsbelege) 6 2010
überstundenlisten 6 2010
überweisungsbelege 10 2006
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2006
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 2006
Verkaufsbücher 10 2006
Vermögensverzeichnis 10 2006
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6 2010
Versand- und Frachtunterlagen 6 2010
Versicherungspolicen 6 2010
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 2010
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 2006
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2006
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 2006
Zollbelege 6 2010
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 2006


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Hinweis: Quelle dieser Info ist ein Merkblatt der IHK München für Ihre Mitgliedsunternehmen. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es kann eine steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.


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